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ビジネス用のハガキの書き方とは?|気をつけるべき表現も解説

更新日:2022/06/27

ビジネス用のハガキの書き方とは?|気をつけるべき表現も解説

「ビジネス用のハガキって普通のハガキの書き方と違うのかな…。」
「ビジネスの場面でハガキを書くのが初めてで書き方がわからない…。」

こんな悩みをもった方もいるのではないでしょうか。

確かにビジネスの場面では礼儀やマナーがしっかりしたものをかかなければいけないので難しいですよね。

今回はそのビジネス用のハガキの書き方について解説していきます。

ビジネス用のハガキの書き方

まず、一般的なハガキの書き方とビジネス用のハガキの書き方の違いを確認していきましょう。

項目は以下のとおりです。

  • 宛名面
  • 通信面

それぞれみていきましょう。

宛名面

ビジネスでの宛名面は会社や役職名など、記載する情報が増えます。

また、縦書きや横書きで書き方が異なってきますので、書き方には十分注意が必要です。

宛名面で各項目として、次が挙げられます。

  • 宛先の住所
  • 宛先の会社名・部署名
  • 宛名
  • 宛名の役職
  • 差出人の住所
  • 差出人の会社名・部署名
  • 差出人の名前
  • 差出人の役職

宛名面だけでもこれだけの情報量があるのです。

宛先の住所を書く際は、宛名面の一番右側に建物名やビルの階数を省略せず正確に書きます。

また数字は漢数字を使用しましょう。

差出人の住所を書く際も同様です。

会社名は、住所と同じ高さか少し下げ位置から同じ文字の大きさで書き始め、住所と同様株式会社から省略せず書きます。

部署名は会社名から1文字分空けて続けて書くか、入り切らない場合は改行して書くのが一般的です。

中心の宛名にかぶらないように、バランスを見て書きましょう。

役職名は住所や会社名と同じ文字の大きさで宛名の上に書くか、長い場合は宛名の真横に記載します。

宛名は大きく宛名面の中心に書きますが、差出人の名前は宛名より小さく書きましょう。

通信面

ビジネスの場面では通信面を書くとき主に次の項目を書く必要があります。

  • 頭語と結語
  • 時候
  • 祝意・謝意
  • 終わりの挨拶

それぞれ見ていきましょう。

頭語と結語

みなさんは頭語と結語をご存じでしょうか?

「拝啓」や「敬具」などは耳にしたことがあるかもしれません。

そのような文書の一番最初と一番最後に書く言葉を頭語や結語といいます。

文書の種類によってさまざまな頭語や結語の種類があるので確認しましょう。

一般的な文書の場合、頭語は「拝啓」「拝呈」結語は「敬具」「敬白」がよく使われます。

詫び状や礼状など、とくにかしこまった文書の場合は頭語が「謹啓」「謹呈」結語が「敬具」「謹言」などが一般的に使われます。

文書の中身によって頭語や結語は変わる点に注意して、必ず書くようにしましょう。

時候

時候とは、頭語に続けて書く季節の挨拶です。

例えば1月だと、「厳しい寒さが続きますが…」2月だと「いくらか寒さも緩み…」などが時候に当たる部分です。

これを入れると、ハガキを送る方に「きちんとした方だな」と伝わります。

それぞれの月に合った時候があるのでよく調べて書くようにしましょう。

祝意・謝意

ビジネス用のハガキを送るとき特有の書き方が「祝意・謝意」です。

例えば、祝意は「皆々様ますますご健勝のこととお喜び申し上げます」など相手方の発展や成功を祝う文を書き、相手への敬意を表します。

謝意は「弊社の業務につきましては日頃格別ならぬご支援をいただき厚くお礼を申し上げます」など、先方に対して感謝の意を表現する文です。

祝意や謝意は時候のあとに挿入するのが一般的です。

普段使わない言葉や表現があると思いますので、不自然な点がないかよくチェックして書くようにしましょう。

終わりの挨拶

本文の終わりには終わりの挨拶を書きましょう。

「今後ともどうぞよろしくお願いいたします」や「まずはご連絡申しあげます」などが挙げられます。

何かの断りを入れる際など、ハガキの内容によって終わりの挨拶の使い分けが必要な場合もありますのでよく調べて書くようにしましょう。

ビジネス用ハガキにおいて留意すべき表現

ビジネス用のハガキを書くときには、相手に失礼のないように気をつけなければいけない表現がいくつかあります。

  • 敬称
  • 敬語

上の2つをそれぞれ確認してみましょう。

敬称

敬称は、「〇〇様」のように相手の名前の末尾につけられる呼び名です。

相手に敬意を表すための呼び名ですが、使い方を間違えると失礼に当たってしまう場合も。

個人に対して一般的に使用される敬称は「様」「殿」が多いですが、「殿」は目上の方に対して使うと失礼だと思われてしまう場合があります。

また、弁護士や教員にハガキを送る場合は「先生」、団体や部署に宛てる場合は「御中」など、さまざまな敬称があるのでそれにあったものを使うようにしましょう。

敬語

本文中に書く敬語にも十分気をつける必要があります。

間違えやすい敬語として「二重敬語」が挙げられます。

例えば、「ご覧になられる」や「おっしゃられる」などは、「ご覧になる」や「おっしゃる」と「〇〇される」の敬語が二重にかかっているのです。

この表現は日本語として不適切であると言えます。

このように、基本的な敬語の他にも気をつけるべき表現があるので注意しましょう。

ビジネス用ハガキの文例

では実際に、伝えたい内容を基にビジネス用ハガキの例文を見ていきましょう。

営業先へのお礼状

拝啓新緑の候、皆様ますますご健勝のこととお喜び申し上げます。

先日はご多忙中にもかかわらず、お時間を頂戴し誠にありがとうございました。

当社からご提案しました「〇〇」について、ご検討いただけておりますでしょうか。

ご不明な点やご質問等ございましたら、ぜひお気軽にご連絡ください。

前向きなご検討をどうぞよろしくお願いいたします、

ご返答お待ち申し上げます。敬具

お中元の送り状

謹啓向暑の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

弊社の業務につきましては、日頃格別ならぬご支援をいただき、厚くお礼を申し上げます。

つきましては、本日、お中元のしるしとして、心ばかりの品をお送り致しました。

お納めいただけましたら幸いでございます。

今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。謹白

ビジネス用のハガキの書き方を覚えて礼儀のある大人になろう

ここまでビジネス用のハガキの書き方について解説してきましたがいかがでしたでしょうか。

ビジネスの場面ではルールやマナーがとても大切ですよね。

ハガキ一つとっても、十分相手への敬意を表現しなければいけません。

ハガキの書き方をしっかり覚えて、マナーや礼儀が身についた大人を目指していきましょう!

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