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ビジネス用のハガキの書き方とは?|気をつけるべき表現も解説

更新日:2022/06/27

ビジネス用のハガキの書き方とは?|気をつけるべき表現も解説

メールやビジネスチャットなどの普及により、はがきの出番は昔よりも減りつつあります。しかし、ビジネスのちょっとした場面で欠かせないのがはがきです。美しい字で、丁寧に簡潔に述べられた文面は送る人の品位を表すかのようです。
本記事を参考に、はがきのマナーを身につけて、ビジネスマンとしてランクアップしましょう。

【はがきのビジネスマナー】宛名面の書き方

宛名面には、送り先の郵便番号、住所、名前、差出人の郵便番号、住所、名前を書きます。郵便番号は官製はがきであれば、書くところが決まっています。
特段の事情がなければ、縦書きで書くのが一般的です。
字の大きさは、大きい方から順に相手の名前→相手の住所→自分の名前→自分の住所になります。バランスよく配置しましょう。

送り先の住所

送り先の住所は、宛名面の右端に書きます。番地などの数字は、漢数字を使って書きましょう。
縦書きでのバランスが心配な場合には、あとできれいに消しやすい先の丸い鉛筆で下書きすることをお勧めします。

社名・部署名

社名・部署名を宛名にする場合は宛名欄の中央に書きます。個人名が宛名で、社名・部署名を宛名に入れたい場合は、宛名の名前を若干小さめにして、社名と個人名の間で改行して書きます。
社名は正式名称で記入するのが大原則です。前株(株式会社〇〇)なのか、後株(〇〇株式会社)なのかも含め、正しい社名・部署名を確認しておきましょう。

宛名

手紙を送る相手の名前を、宛名欄の中央に一番大きな字で書きます。名前の後に敬称をつけますが、敬称は使い方を間違えると失礼になってしまうので、きちんと使い分けましょう。

宛名 使う敬称
個人名
殿
「先生」と呼ばれる職種
(医者、弁護士、教員など)の個人名
先生
(「様」を使ってもよい)
会社名や部署名などの組織 御中
(「おんちゅう」と読みます)
返信用封筒など自社の組織
返信用封筒など自社の個人名

「〇〇株式会社 御中」「〇〇株式会社 山田太郎様」などといった具合です。
もし、個人名に役職名をつけたい場合は「〇〇株式会社 山田太郎営業部長様」「〇〇株式会社 営業部長 山田太郎様」などのように書きます。

差出人(自社)の住所

差出人(自社)の住所を記入します。はがきの左側1/3のスペースに、住所と自社名、個人名を入れるので、字の大きさのバランスに気をつけましょう。

差出人(自社)の名前

送付先の宛名には敬称をつけましたが、差出人の名前には敬称をつけません。上司から送付を頼まれた場合でも、「〇〇部長」などの敬称は不要です。

【はがきのビジネスマナー】通信面の書き方

通信面は、頭語→時候の挨拶→祝意・謝意→本題→結びの挨拶→結語→日付→こちらの名前の順番で書くのが一般的です。書くスペースも限られているので、字の大きさ等に配慮して書きましょう。

頭語と結語

公的な場面で送る手紙は、頭語で始まり、その頭語に対応した結語で終わるのが一般的です。以下、(頭語)ー(結語)の順に例を挙げます。

【一般的な場合】

  • 拝啓ー敬具
  • 拝呈ー敬白

一番多く使われているのが「拝啓ー敬具」です。特段の事情がなければ、「拝啓ー敬具」でよいでしょう。

【改まった場合】

  • 謹啓ー敬具
  • 恭敬ー謹言

【急ぎの場合】

  • 急啓ー早々
  • 急呈ー敬具

上記のように場面に応じたものもあります。送る場面や文章の内容に応じてうまく使い分けましょう。

祝意・謝意

頭語、時候の挨拶に続いて、祝意や謝意を述べて相手方への経緯や感謝の気持ちを表します。

【祝意の例】

貴社(会社宛)
貴殿(個人宛)
貴校(学校宛)
貴会(協会宛)
におかれましては 益々ご清栄のことと
益々ご発展のことと
益々ご繁栄のことと
お慶び申し上げます。

【謝意の例】

日頃は
平素は
いつも
格別の
特段の
(お世話になっている人に対し)
ご厚情を賜り
ご高配いただき

(取引先に対し)
お引き立ていただき

(消費者に対し)
ご愛顧いただき

(協会や学校などの場合)
ご協力いただき
誠にありがとうございます。
深く感謝申し上げます。
厚く御礼申し上げます。

なお、本題がお祝いやお礼の場合は、冒頭の挨拶で謝意は述べません。

季節や時候の挨拶

時候の挨拶とは、頭語に続けて書く季節の挨拶です。

季節や時候の挨拶は、かしこまった手紙には欠かせないものです。今の季節の挨拶がわからない場合には、インターネットでも手紙の書き方の本でも調べられるので、調べて書きましょう。

例えば5月だと「新緑の候」「立夏の候」などの場合と、「新緑が目にまぶしい季節になりました」などの場合があります。前者はよりビジネスライクで堅い印象に、後者はカジュアルで柔らかい印象になります。場面や送る相手に合わせて使い分けるとよいでしょう。

結びの挨拶

本文の終わりには終わりの挨拶を書きましょう。よく使われるのは以下のような表現です。

  • まずは略儀ながら書面にてご案内申し上げます。
  • 今後とも、よろしくお願い申し上げます。
  • ますますのお引き立てをよろしくお願い申し上げます。
  • ご自愛のほどお祈り申し上げます。
  • 末筆ながら、皆様のご健康をお祈り申し上げます。

取引先にビジネスはがきを出す人は、取引先に年賀状を出すケースもあるでしょう。
年賀状の書き方について知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

関連記事:
コラム106
年賀状の基本的な書き方|注意すべき表現やマナーを解説

ビジネス用はがきの例文

ここでは、ビジネス用はがきの例文をいくつかご紹介します。ぜひご参考ください。

営業先へのお礼状

拝啓 新緑の候、皆様ますますご健勝のこととお喜び申し上げます。
先日はご多忙中にもかかわらず、お時間を頂戴し誠にありがとうございました。
当社からご提案しました「〇〇」について、ご検討いただけておりますでしょうか。
ご不明な点やご質問等ございましたら、ぜひお気軽にご連絡ください。
前向きなご検討をどうぞよろしくお願いいたします。
ご返答お待ち申し上げます。敬具

お中元の送り状

謹啓 向暑の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
弊社の業務につきましては、日頃格別ならぬご支援をいただき、厚くお礼を申し上げます。
つきましては、本日、お中元のしるしとして、心ばかりの品をお送り致しました。
お納めいただけましたら幸いでございます。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。謹白

名刺交換のお礼状

拝啓 立春の候、貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。
さて、先日は「コミュニティ」にてお名刺をいただき、ありがとうございました。
〇〇様の人事戦略のお話から多くのことを学ばせていただきました。
次回もまたお会いできたら嬉しく存じます。今後ともお付き合い頂けますようお願い申し上げます。
取り急ぎ先日のお礼まで。 敬具

会食のお礼状

拝啓 寒中の候、〇〇様におかれましてはますますご清栄のことと存じます。
先日はお食事の席にお招きいただきありがとうございました。
心より感謝申し上げます。
次は当方で一席設けさせていただきますので、貴重なお話をお聞かせ頂ければと存じます。
厳しい寒さが続きます、どうぞご自愛ください。取り急ぎ御礼まで。敬具

ビジネスのはがきでよく用いる表現

はがきに限らず、ビジネス文書では敬語を適切に使うことが大切です。相手の動作を高めることで敬意を表すのが尊敬語、こちらの動作を低めることで敬意を表すのが謙譲語、丁寧に表現することで読み手や聞き手に対する敬意を表すのが丁寧語です。

動詞の敬語

動詞の敬語には、次のようなものが挙げられます。

常体 尊敬語 謙譲語
食べる
行く
見る
言う
する
召し上がる
いらしゃる
ご覧になる
おっしゃる
なさる
いただく
うかがう
拝見する
申し上げる
いたす

なお、丁寧語の表現としては「お…になる」がよく使われます。

名詞の敬語

名詞の敬語には、次のようなものがあります。

常体 尊敬語 謙譲語
会社
受け取る
貴社
ご査収
弊社
拝受

二重敬語【使用注意】

丁寧にしようとするあまり、「お召し上がりになられる」などのように過剰に敬語を使ってしまうことがあります。「食べる」という動作に対して「お…になる」「召し上がる」と二つの敬語を使っていることから、二重敬語と呼ばれます。
二重敬語は私たちの日常生活の中でもよく使われているのですが、本来は過剰な表現になります。特に「書く」時には、使わないように気をつけましょう。

往復はがきの返信マナー

往復はがきも、はがきのルールに則れば基本的には問題ありません。
ただし、返信用はがきにあらかじめ宛名や文言が印字されている場合は、確認しておくべきことがいくつかあります。

宛名面

宛名面には「相手の名前+「宛」または「行」」と書かれていることがほとんどです。この場合には「宛」「行」を二重線で消し、「様」「御中」など宛名にあった形の敬称をつけます。

出欠の返事

出欠の返事をする際には、「ご出席・ご欠席」の、「しない方」と「する方の『ご』」を二重線で消します。また、「ご芳名」の「ご」、「御住所」の「御」なども二重線で消しましょう。

ビジネスはがきを書く方は、暑中見舞いを書くケースもあるでしょう。
暑中見舞いの書き方について知りたい方は、以下記事をご覧ください。

関連記事:
コラム84
暑中見舞いの書き方を一から解説【例文付き】

ビジネス用のハガキの書き方を覚えて礼儀のある大人になろう

ビジネス用のはがきの書き方について解説してきましたが、いかがでしたでしょうか。
ビジネスの場面ではルールやマナーがとても大切です。相手に失礼のないよう、はがきの書き方のルールやマナーを覚えましょう。

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