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PDF入稿のメリットとは?ファイル形式の特徴と印刷で選ばれる理由

更新日:2021/12/02

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冊子などの印刷において、最近広く普及している入稿の形式がPDFによるものです。これまでデータ入稿というとIllustratorなどを用いて行われることが多かったですが、もはやPDFでの入稿が主流となったと言っても過言ではないでしょう。では、そもそもPDFとは何なのでしょうか。環境に依存せずメリットの多い方法と言われていますが、まずはPDFの基礎知識と、PDF入稿のメリットや、逆にデメリットとなる点も併せて、印刷物の作成をお考えの方にお伝えします。

PDFとはどんな形式?

PDFというファイル形式の基本をまずは押さえておきましょう。これは正確には「Portable Document Format」と言います。アドビシステムズという企業が開発したファイル形式です。

PDFの優れているところは、このファイル形式で保存すると、どんな環境で開いても、テキストや画像などの中身が作成者の意図通りに表示できるところです。

たとえばWordやExcelなどのファイルで文書を作成した場合、作成者の使用するものとは異なるデバイスでファイルを開くと、意図したとおりに表示されないことがあります。なぜなら、デバイスが異なればその表示設定も解像度も違っていることがあるからです。そのため、このような従来のファイル形式を選ぶと、意図したとおりに情報が伝わらない恐れがあります。

このような従来のファイル形式のデメリットを克服したのがPDFというファイル形式です。相手の環境にかかわらず、レイアウトなど作った人の意図通りに情報を伝えられます。

このような特徴から、最近ではさまざまな文書がPDFで作成されるようになりました。しかも、PDFのまま配布されることが増えたため、紙の文書を作る場合よりもコストの削減にもつながる利点があります。

PDFで入稿することのメリットとは

先ほどの説明のところでも見たように、PDFは作成者の意図通りに情報を伝えることができます。したがって、印刷物を作成する場合も、PDF形式で入稿することで、作りたいレイアウトを誤解なく伝えられるということです。Illustratorなどのソフトを使った入稿では、パソコンの性能やOS、さまざまな設定やバージョンの違いによって、意図しないトラブルが生じることもしばしばありました。

また、フォントのアウトライン化(文字を図形にすること)がIllustratorの場合、必要ですが、それを忘れてしまうミスもよくあったものです。その点、PDFの場合はフォントをアウトライン化する必要がないため、うっかりミスを防ぐことにもつながります。

データを縮小できるのもPDF入稿の大きなメリットです。PDFの場合、適切に出力を行えば、データを小さくしても品質を保つことができます。そのままのデータでは大容量になりすぎるような場合に有効です。以前なら、大容量のファイルをアップロードする必要があったために、回線の状況によってはなかなかアップロードできなかったり、途中で止まってしまったというトラブルもありました。そういうトラブルがPDFによって完全になくなるため、データのやり取りにも齟齬が生まれず、ゆえに余計なトラブルを招くこともなくなります。

このようなメリットのおかげで、今では多くの印刷所がPDFでの入稿を歓迎するようになりました。実際、PDFの方がエラーなども発生しにくいので、チェックも最小限でよくなり、時間やコストの節約にもつながっています。そのため、PDFで入稿するお客さんに割引などの特典を提供する印刷所も増えているほどです。ですので、PDF入稿を選ぶことによって、思わぬ特典が得られることもあります。

PDF入稿で注意したいデメリットとなる点

メリットばかりに思えるPDF入稿ですが、いくつか気をつけたいこともあります。まず、注意しておくべきなのが、PDFというファイル形式は直接編集することが難しいことです。一般的には、内容の修正が必要な場合など、PDFに変換する前の元のファイルで修正を行い、それをもう一度PDFに変換するという手順を経る必要があります。要は、修正しようと思っても、PDFで入稿した場合、余計な手間がかかることもあります。

また、編集や修正は元のファイルで行う必要があるため、PDFに変換したからといって、元のファイルを削除してしまっては面倒なことになってしまいます。元のファイルをしっかりと保存しておかなければならないことにも気をつけてください。

PDFの利点として、Illustratorなどと違ってフォントのアウトライン化が不要なことを挙げました。ただ、フォントによっては埋め込むことができないものもあって、その場合は思い通りのフォントにならないこともあります。事前にどんなフォントに問題が生じそうかを見極めることも難しいため、いったんPDFにしたら、入稿する前に正確にフォントが埋め込まれているかを確認しなければなりません。その手間がデメリットに数えられるでしょう。

もう一つ、PDF入稿でのデメリットとなる点があります。それは、別のファイルからPDFに変換した時に、元の色合いと若干異なってしまう場合がある点です。解像度が低くなっていることもあります。ですので、先ほどの場合と同様に、やはり入稿する前に一度開いて元のファイルと相違ないか確認しておく必要があります。

PDFで入稿する場合に注意しておきたいこと

少し前までは、PDFの形式にファイルデータを出力しようと思ったら、複雑な手順をたどる必要があったのでよくエラーも起こっていました。しかし、最近では誰でも手軽に出力できるようになっています。ですので、最初にしっかりと設定しておけば、それほど大きな問題が起こる心配はないでしょう。一度設定ができたら、以降は同じ設定で出力すればよいので、最初の設定だけ特に注意して行ってください。

PDFではトンボと塗り足しに注意

トンボとは、冊子などの印刷データを作成する時に、どんなサイズに仕上げるのかわかるように断裁のための位置を指定するための目印です。このトンボが正確についている必要があるので、データ出力の際に確認しておいてください。

もう一つ、塗り足しの設定も必要です。塗り足しとは、印刷物ができあがった時のサイズより外側にある裁ち落とされる部分です。紙の隅まで印刷する場合、この塗り足しをある程度確保しておく必要があります。具体的には3ミリほどです。それがないと、断裁した時に紙がずれてしまい、余計な白い部分が紙の端にできてしまうことがあるので注意です。

なお、塗り足しの有無はどんな印刷物を作成したいかによっても違ってくるので、よくわからない時は印刷所に尋ねましょう。

まとめ

現在、主流となっているPDFによる入稿にはさまざまなメリットがあります。環境に左右されず、意図した通りのレイアウトやデザインになること、フォントが埋め込まれるためアウトライン化する必要がないことなどです。データの縮小も容易で、アップロードもしやすくなっています。そのため、印刷所もPDFでの入稿を歓迎するところは多いです。

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