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挨拶状とは?書き方や書く際の注意点も併せてご紹介

更新日:2022/07/11

挨拶状とは?書き方や書く際の注意点も併せてご紹介

社会人をしていれば、挨拶状を書かなければいけないタイミングもあるでしょう。
しかし、そもそもどのタイミングで挨拶状を書くべきなのか、失礼のない書き方は?などわからない部分が多いかも知れません。
今回は挨拶状とは、書き方や例文、書く際の注意などを併せてご紹介します。
挨拶状の書き方などに悩んでいる方必見です。

挨拶状とは

そもそも挨拶状とは、相手に感謝の気持ちや敬意を表す書状です。
企業の場合、挨拶状を送るタイミングは主に以下の4つです。

  • 会社・事務所などの移転報告
  • 会社設立・社長交代などのご連絡
  • お礼状・詫び状
  • 祝賀状・招待状など

これ以外にも、年賀状や喪中見舞いなどを出す企業もあります。
現在はスマートフォンやネットが発達したため、メールなどで済まされる場合もありますが、挨拶状などの手紙は出す側に手間のかかる方法です。
日本には昔から文章で気持ちを伝える習慣が根強くあります。
相手を思いやった礼儀作法を大切にする文化だからこそ、令和の現代でもメールではなく手紙といった手段が選ばれています。
同じ内容であっても、手間をかける方法を選ぶとより丁寧で相手に対しての敬意の気持ちを込められるでしょう。

挨拶状の書き方

挨拶状には基本的な書き方が決められています。
内容がどれほど良くても、基本ができていなければマナーを知らない社会人として見られてしまう可能性があるので、ここでしっかりと確認しておきましょう。
挨拶状に必ず記載される項目は7つです。

  1. 頭語と結語:「拝啓」「敬具」など1対1の対になっている言葉
  2. 時候の挨拶:天候や四季に合わせた心情や季節感を表す言葉
  3. 繁栄・感謝:相手の繁栄を称える言葉や感謝の言葉
  4. 本文:この挨拶状で伝えたい内容
  5. 結びの挨拶:要件を取りまとめや返信のお願いをする
  6. 日付:送付する日付を年と月まで記入
  7. 送り主:企業名・役職・送り主の氏名を記入
  8. 送り先:企業名・役職・送り主の氏名を記入

挨拶状自体は縦書きでも横書きでもいいですが、封筒は基本的に縦書きです。
挨拶状はハガキ出だされる場合もあり、ハガキであれば縦書きが基本です。
ハガキの場合は、送り先は宛名面に記載して問題ありません。
文字数が増えてしまう場合が多いですが、スペースも限られているので構成やバランスに気をつけましょう。

挨拶状の文例

それでは挨拶状の文例を挨拶状に記載される項目ごとにご紹介します。
挨拶状に必ず記載される項目は7つですが、今回はよく迷われる以下の4つに絞ります。

  • 頭語と結語
  • 時候の挨拶
  • 繁栄・感謝
  • 本文

それではそれぞれ詳しく見ていきましょう。

頭語と結語

まずは公式な文章や手紙で必ず記載される頭語と結語です。
頭語と結語は必ずセットで記載し、この頭語を使ったら結語はこれと言ったように組み合わせが決まっています。

  • 通常時:拝啓・敬具
  • 儀礼的な場合:謹啓・謹白
  • 返信時:拝復・敬具
  • 省略時:前略・草々

基本的には「拝啓」「敬具」で問題ありません。 頭語と結語の組み合わせを間違わないようにしてください。

時候の挨拶

時候の挨拶は頭語のあとに書きます。
時候の挨拶には漢語調と口語調の2種類があります。
漢語調は「〜の候」と書かれる場合が多く、ビジネスシーンではこちらを使う場合が多いです。
口語調は個人同士の手紙やビジネスシーンの中でも交流の深い相手に送る場合が多いです。
時候の挨拶は1月〜12月までだいたい例文が決まっているため、挨拶状を書く月によってあったものを記載しましょう。
例えば移動などが多い3月であれば「春分の候」です。
頭語と合わせた書き方としては「拝啓春分の候」と改行はせず、拝啓とは一文字程度空けて書きましょう。

繁栄・感謝

頭語、時候の挨拶のあとに記載するのが、繁栄・感謝です。
ビジネスシーンではよく使われる言葉なので、覚えておくと便利でしょう。
繁栄を喜ぶ言葉の例を3つご紹介します。

  1. 貴社にはますますご清栄のこととお喜び申し上げます
  2. 貴店におかれましてはいよいよご繁栄のこととお喜び申し上げます
  3. 皆様にはなお一層ご発展のこととお慶び申し上げます

始めの貴社や貴店に関しては、挨拶状を送る相手によって変更してください。
次に感謝を伝える言葉を3つご紹介します。

  1. 平素は格別のご厚情を賜り誠にありがとうございます
  2. 日頃はなにかとご配慮にあずかり心から感謝申し上げます
  3. 常々ひとかたならぬお引き立てをいただき厚く御礼申し上げます

繁栄を喜ぶ言葉のあとに感謝を伝える言葉を添えるとより一層丁寧な挨拶状になります。
ただし、ハガキの場合は文字が細かくなってしまうので繁栄を喜ぶ言葉だけで良いでしょう。

本文

挨拶が終われば本文に入りますが、突然本文に入るのではなく「さて」や「この度は」など一言挟んでから本文に入るようにしましょう。
ビジネスシーンで最も使われるのは「さて」なので、一言挟む言葉に迷ったら「さて」にしておきましょう。

挨拶状の書く際の注意点

挨拶状を書く際の注意点は主に2つです。
まずは先程もすこし触れましたが、決められた基本的な形式を守るところです。
頭語と結語や時候の挨拶など、社会人が挨拶状を書くマナーとしてきちんと守って書くようにしてください。
二つ目は「、」や「。」といった句読点を使わないところです。
普段の文章では無い注意点なのでついつい書いてしまいがちですが、「、」や「。」は文章の切れ目や区切れ、つまり縁の切れ目と連想されてしまうため使ってはいけません。
そもそも、句読点は子どもでも文章をわかりやすくするために使われるようになりました。
そのため、縁起が悪いだけではなく相手を子ども扱いしていると思われてしまうかも知れません。
だからといって、ダラダラと長い一文を書いてしまうとかなり読みにくいです。
「いつ」「誰が」「どうしたのか」を簡潔かつ明確にまとめられた文章を考えましょう。

慣れるまでは難しい挨拶状

今回は挨拶状とは、書き方や例文、書く際の注意点などを併せてご紹介しました。
頭語と結語、時候の挨拶、句読点は付けないなど普段書いている文章とは違う点も多く、慣れるまでは難しく感じるかも知れません。
しかし、ビジネスマナーであり今後の関係を保つために大切なものでもあります。
慣れるまでは例文などを見ながら、少しずつ挨拶文に慣れていくと良いでしょう。

挨拶状の作成はプリントダップにご相談ください。
最短当日発送からご相談をお受けいたします。

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